StEB Köln

imperia CMS bei den StEB Köln

 
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Die Aufgabe

Die übertragenen Aufgaben können nur mit einer effektiven Kommunikation erreicht werden. Ein entscheidender Faktor dafür ist die zeitnahe und gesicherte Verteilung von Informationen im Sinne der prozessorientierten Abarbeitung aller Aufgaben. Die StEB verfügten bis dato über eine einfache, zentral gepflegte und nicht CMS gestützte Intranet-Lösung. Hauptaufgabe war die Bereitstellung der Prozess-Dokumentation des zertifizierten, integrierten Qualitäts- und Umweltmanagementsystems (IMS).
 
Im Rahmen eines Unternehmensprojektes in 2009 sollte diese Lösung durch eine zeitgemäße und umfassende Informationsplattform für alle Mitarbeiter ersetzt werden. Die damit verbundenen redaktionellen Prozesse sollten mit Hilfe eines Content Management Systems (CMS) neu organisiert und workflowgestützt umgesetzt werden. Die Zielsetzung bestand in der zentralen Bereitstellung von Informationen mit grundlegender Bedeutung für die tägliche Arbeit sowie in der Integration aller prozessrelevanten Anweisungsdokumente des IMS, die in einem vorhandenen Dokumenten Management System (DMS) vorgehalten werden.

   
Die Herausforderung

   
Die Herausforderung des Projektes bestand darin, eine ausgereifte Schnittstelle zwischen dem DMS und dem neuen CMS zu schaffen. Nach einem Screening der in Deutschland führenden Anbieter von Content Management Systemen fiel die Wahl auf imperia CMS, eine Lösung der Imperia AG. Ausschlaggebend war hier vor allem der benutzerfreundliche Aufbau des Systems und das leistungs-starke Workflow-Grid. Die Imperia AG begleitete das Projekt während der gesamten Einführungszeit und unterstützte die StEB Projektleitung in den unterschiedlichen Projektphasen.
 

Die Lösung mit imperia

Gemeinsam mit den StEB führte Imperia qualitative Mitarbeiter-Befragungen und Workshops durch, um sowohl die Informationsansprüche als auch den Bedarf zur Bereitstellung von Informationen zu ermitteln. Die Ergebnisse wurden zusammengefasst, analysiert und in ein Fachkonzept zur Gestaltung des neuen Intranetauftrittes überführt. Auf dieser Grundlage wurde ein Layoutwettbewerb veranstaltet, bei dem verschiedene Agenturen ihre Layoutvorschläge präsentieren konnten. Zusammen mit dem Gewinner des Wettbewerbs wurde anschließend das Design des kompletten Auftrittes entwickelt.
  
Imperia setzte dieses Design schließlich mittels Programmierung eines HTML-Prototypen (Klickdummy) als Vorlage für die weiteren Arbeiten um. Der Relaunch wurde mit imperia CMS 8.6 im Zusammenspiel mit weiteren Komponenten bewältigt. Für das Interface zwischen DMS und CMS, ein Key-Feature des neuen Intranets, kommt beispielsweise ein Import-PlugIn zum Einsatz. Dieses PlugIn erzeugt eine transparente Darstellung der relevanten, im DMS vorhandenen StEB-Dokumente in imperia CMS. Zudem stellt es Links bereit, die zu den im DMS abgelegten Originaldokumenten führen. Auf diese Weise können die Nutzer schnell und einfach auf die jeweils benötigten Dokumente zugreifen.
Die Datenhaltung erfolgt in MySQL. Zu den neuen Funktionalitäten gehört unter anderem eine stark erweiterte Suchfunktion, die den Wert des Intranets als integrative Informationsplattform deutlich steigert. Die neue Volltext-Suche für die große Menge an verfügbaren Dokumenten erfolgt parallel in DMS und CMS. Das System führt die Ergebnisse anschließend zusammen. So erhält der Nutzer in kürzester Zeit einen Überblick über alle suchrelevanten Treffer. Die Nutzung des Intranets durch die StEB-Mitarbeiter hat sich nach dem Relaunch merklich erhöht. Die Bereitstellung von arbeitsrelevanten Informationen über eine zentrale Web-Plattform führte zum Abbau von Datenredundanzen, die sich z. B. durch die Mehrfachablage von Informationen in den Filesystemen ergeben hatten.
   
Das CMS hat sich zudem bewährt, um die Tätigkeiten einer Vielzahl von Redakteuren workflowgestützt zu bündeln und um die Informationsbereitstellung im Unternehmen mittels implementierter Prüfund Freigabemechanismen qualitativ zu verbessern. Auch nach dem Relaunch setzen Imperia und die StEB ihre Zusammenarbeit fort und entwickeln das System kontinuierlich weiter.
   
  

Durch die Trennung von Layout und Inhalt können sich die Redakteure ganz auf ihre Kernaufgabe konzentrieren: Informationen bereitstellen – den Rest erledigen die imperia-Templates.

Guido Volberg, Projektleiter CMS bei den StEB Köln, AöR
 

Stadtentwässerungsbetriebe Köln

Die Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR (StEB), sind ein modernes und innovatives Kommunalunternehmen in der Rechtsform einer Anstalt öffentlichen Rechts, gegründet zum 1. Mai 2001. Zu den Kernaufgaben des Unternehmens zählen die Abwasserbeseitigung, der Hochwasserschutz und die Hochwasservorsorge sowie Gewässerunterhaltung und Gewässerausbau. Zur Erfüllung dieses umfangreichen Leistungsspektrums beschäftigen die StEB rund 650 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Fachrichtungen.

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