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Headless CMS: Top-Kriterien für Entwickler und Content-Manager

Die Landschaft der Content Management Systeme (CMS) hat sich in den letzten Jahren durch die digitale Transformation stark verändert. Unternehmen suchen nach neuen Ansätzen, um ihre Prozesse in der Content Produktion agiler zu gestalten, mit dem Ziel die digitalen Erlebnisse für die unterschiedlichen Interessensgruppen kanalübergreifend modern zu gestalten. Schließlich wollen sich die Kunden von heute über eine Marke bzw. über ein Produkt nicht bloß via Webseite, sondern auch über Apps, Social Media, Marktplätze oder stationär informieren.

Da traditionelle CMS-Lösungen für die Verwaltung von Website-Inhalten entwickelt wurden, verwalten viele Unternehmen Ihren Content für die unterschiedlichen Kanäle in Silos. Sie arbeiten oft mit mehreren unabhängigen Systemen und pflegen Inhalte doppelt. Die Zusammenarbeit über mehrere Abteilungen hinweg sowie die Veröffentlichung und Synchronisierung neuer Inhalte stellen ebenfalls eine große Herausforderung dar und beeinträchtigen die Flexibilität, Produktivität und Markenkonsistenz.

Damit Unternehmen zeitgemäße Methoden und Technologien wie Cloud, Microservices, APIs, künstliche Intelligenz, Front-end-Frameworks oder Progressive Web Applications in ihren Phasen des Content-Lebenszyklus berücksichtigen können, gewinnen Headless CMS immer mehr an Bedeutung. Während wir in diesem Beitrag einen Definitionsansatz sowie grundlegende Beweggründe für ein Headless CMS aufgeführt haben, beleuchten wir in diesem Artikel wesentliche Kriterien, die ein Headless CMS sowohl für technische als auch für content-verantwortliche Nutzergruppen erfüllen sollte.
Headless-CMS

Content-First-Ansatz

Traditionelle CMS sind auf webspezifischen Konzepten aufgebaut und darauf ausgerichtet, den Anwendern ein hohes Maß an Kontrolle über das Design zu geben. Je mehr Content-Verantwortliche ein Unternehmen engagiert, umso stärker kann diese Kontrolle zu Lasten der Markenkonsistenz führen. Headless CMS hingegen sind für den Content-First-Ansatz konzipiert. Dieser Ansatz beginnt mit einer Inhaltsmodellierung, die Content-Verantwortlichen hilft, eine geeignete Struktur für ihre Inhalte zu definieren, damit diese anschließend über verschiedene Kanäle hinweg wiederverwendet werden können. Dieser Ansatz bietet mehr Flexibilität, erfordert jedoch eine Änderung der Art und Weise, wie Marketers über Inhalte denken und wie sie ihren Content-Lebenszyklus gestalten.

Viele traditionelle CMS-Anbieter bieten durch eine zusätzliche API-Schicht inzwischen einige Headless-Funktionen an. Diese sind jedoch nicht gleichwertig mit Headless-Native bzw. API-First-Lösungen, da sie immer noch auf einem monolithischen Ansatz aufbauen und Inhalte um das Web-First-Modell herum organisieren. Ihre REST-APIs können zwar bestimmte Anforderungen erfüllen, wie etwa die Bereitstellung von Inhalten für mobile Anwendungen oder Online-Shops, der Fokus liegt trotzdem weiterhin in der Gestaltung von traditionellen Webseiten-Projekten.

Obwohl der Auswahlprozess eines CMS oft von der IT-Abteilung initiiert wird, ist es wichtig, dass frühzeitig die Bedürfnisse der unterschiedlichen Anwendergruppen berücksichtigt werden, wie etwa:
• technische Rollen und Verantwortlichkeiten: Front-End- und Back-End-Entwickler, DevOps-Teams, Systemadministratoren, IT-Security-Teams
• Content-Teams: Marketing-Manager, Content-Specialists, SEO-Specialists, Redakteure, Social-Media-Specialists

Kriterien für technische Rollen und Verantwortlichkeiten

Bereitstellung der Software: Wer ist für die Installation, Konfiguration, Aktualisierung und Wartung der Software verantwortlich? Bei Headless CMS haben Unternehmen i.d.R. die Wahl zwischen selbstgehosteter Software und Software as a Service (SaaS). SaaS-Lösungen sind eine gute Wahl für Unternehmen, die keine großen Investitionen tätigen und die Verwaltung der Software nicht selbst übernehmen möchten. Statt Lizenzen zu kaufen, bezahlen sie lediglich eine monatliche oder jährliche Gebühr für die Anzahl der freigeschalteten Nutzer. Gleichzeitig bleiben Unternehmen flexibel und können die erforderlichen Kapazitäten jederzeit erweitern oder reduzieren. In der Regel sind Updates und Wartungsarbeiten durch den Software-Hersteller bereits inbegriffen. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über eine ausgereifte IT-Infrastruktur verfügen, können von SaaS-Diensten profitieren.

Standort des Rechenzentrums: Wenn sich Unternehmen für eine SaaS-Lösung entscheiden, müssen sie über den Standort ihrer Daten Bescheid wissen. Bei einigen SaaS-Anbietern können Sie den Standort des Rechenzentrums wählen, was sich auf die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sowie die API-Antwortzeit auswirken kann.
imperia CMS gewährleistet die volle Souveränität über Ihre Daten. Sie können imperia CMS in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur betreiben oder den Full Managed Service in der imperia Cloud nutzen, der ausschließlich in deutschen Rechenzentren läuft und somit die Konformität der europäischen Datenschutzgrundverordnung sicherstellt.

API Response Time: Die Antwortzeit bezieht sich auf die Zeit, die ein Server benötigt, um auf die Anfrage eines Clients zu antworten. Sie wird in Millisekunden gemessen und beginnt mit dem Moment, in dem ein Client eine Anfrage sendet, und endet, wenn der Server seine erste Antwort zurücksendet. Die Antwortzeit wird manchmal auch als Time to First Byte (TTFB) definiert, d. h. als die Zeit, die von der Client-Anfrage bis zur Rücksendung des ersten Datenpakets an den Client vergeht. Die Antwortzeit umfasst nicht die Zeit, die das Client-Gerät zum Rendern oder Verarbeiten der empfangenen Daten benötigt.

Mit imperia CMS können Webprojekte nach dem JAMstack-Prinzip gebaut werden. Das bedeutet: Statisch, wenn möglich. Dynamisch nachladen, wenn nötig. Durch die Basis aus statischen Seiten sind Websites nach dem JAMstack-Ansatz schneller als Seiten, die erst zur Laufzeit gerendert werden. Zudem werden die JAMstack-Websites aus imperia CMS komplett auf einem Content-Delivery-Network (CDN) gehostet, was sich positiv auf die Ladegeschwindigkeit und somit auch auf das Ranking in den Suchmaschinen auswirkt. Außerdem laufen Seiten nach dem JAMstack-Prinzip unvergleichlich stabil und sicher. Ohne Datenbank, ohne serverseitige Verarbeitung von Skripten und ohne Webserver gibt es nichts mehr, dass gehackt werden oder durch zu große Zugriffszahlen in die Knie gehen kann.

Continious Integration (CI): CI-Tools bieten Unterstützung beim Aufbau eines Repositorys, bei Testing und Building, sowie der Versionskontrolle und der kontinuierlichen Integration selbst. In diesem Zusammenhang unterstützt imperia Teams dabei, die Arbeit entlang der verschiedenen Content-Phasen zu organisieren und zu überwachen. Content lässt sich vor der Veröffentlichung in abgeschirmten Staging-Bereichen für die unterschiedlichen Kanäle testen. Inhalte lassen sich sogar aus mehreren Testumgebungen in die Produktionsumgebung zusammenführen. Wenn Inhalte neu angelegt oder geändert werden, werden diese stets mit einer neuen Versionsnummer versehen. Dadurch werden Inhalte durchgängig revisionssicher gespeichert und frühere Versionen lassen sich aus dem Archiv problemlos wiederherstellen. Die Dokumentenhistorie protokolliert zudem alle Interaktionen zwischen den Benutzern und den Inhalten, sodass jede Aktion nachverfolgt werden kann.

API-First-Ansatz: Wie beschrieben ist bei einem Headless CMS der Kopf, also die Frontend-Applikation, kein definierter Bestandteil des CMS. Das Headless CMS besteht im Wesentlichen aus einer Datenbank, einem Backend und einer REST-API, die den Zugriff auf die angelegten Daten ermöglicht. Diese Daten können per API-Call abgerufen und über die unterschiedlichen Kanäle ausgeliefert werden. Die entkoppelte Verwaltung und Auslieferung von Inhalten sorgt schließlich für maximale Freiheit bei der Präsentation von Inhalten. In diesem Zusammenhang bietet imperia leistungsstarke APIs und Integrationsoptionen sowie zahlreiche Out-of-the-Box-Integrationen mit anderen gängigen Tools, wie z.B. Netlify, Snipcart, Stripe, Twilio, Algolia oder AuthO.

Benutzerdefinierte Anpassungen: Der Content-Lebenszyklus einer Organisation unterscheidet sich je nach Geschäftsmodell und Branche. So gibt es unterschiedliche Ansätze im Umgang mit Genehmigungsprozessen, Redaktionsrichtlinien, Vorlagen, etc. Entsprechend sollten sich Benutzeroberflächen an die individuellen Gegebenheiten und Prozesse eines Unternehmens anpassen lassen – und nicht umgekehrt.

In imperia CMS werden Datenhaltung, Geschäftslogik und Benutzeroberfläche auf Architekturebene getrennt, wodurch Unternehmen das CMS an ihre besonderen Ansprüche anpassen können. Die offene Plug-In-Architektur verringert wechselseitige Abhängigkeiten und erleichtert das Customizing und die Erweiterung einzelner CMS-Funktionalitäten, wie z.B. die Definition von benutzerdefinierten Feldtypen oder Authentifizierungsmethoden.

Integration in die bestehende IT-Landschaft: Damit ein Headless CMS die individuellen Prozesse des Content-Lebenszyklus maximal abbilden kann, muss es sich reibungslos in das umliegende Technologie-Stack integrieren lassen. imperia CMS lässt sich im Sinne eines Best-of-Breed-Ansatzes nahtlos mit externen Plattformen, z.B. mit Product Information Management Systemen (PIM), Digital Asset Management Systemen (DAM) oder Translation Management Systemen (TMS) integrieren.

Dokumentation und Help Center: Handbücher und Tutorials zum Schnelleinstieg in die Software, Informationen zu bevorstehenden Versionen/Releases, Möglichkeiten zu Erweiterungen und Integrationen sowie umfangreiche Supportmöglichkeiten (Ticktet-System, Community, Webinare, Mail, Telefon) stellen vor allem während der Inbetriebnahme und der Nutzung der Software wichtige Disziplinen für alle Nutzergruppen dar. Im pirobase imperia Support-Portal finden Kunden stets die Hilfe, die sie benötigen.

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Kriterien für Content-Teams

Neben den aufgeführten technischen Kriterien sollten IT-Teams sicherstellen, dass im CMS-Auswahlprozess die Anforderungen der eigentlichen Anwender Berücksichtigung finden. Nur so kann sichergestellt werden, dass ein CMS die tatsächlichen Use Cases entlang der Content-Wertschöpfungskette praxisbezogen abbildet.

Benutzerfreundlichkeit: Einer der wichtigsten Vorteile eines Headless CMS für Redakteure ist die enorme Nutzerfreundlichkeit. Nachdem Administratoren unterschiedliche Content-Kategorien (z.B. Seite, Beitrag, Produkt, News, FAQ, etc.) mit unterschiedlichen Vorlagen und Komponenten (Textfelder, personalisierte Felder, Meta-Daten, Multimedia, etc.) definiert haben, müssen diese nur noch die relevanten Content-Elemente ausfüllen.

Synchronisierung und Wiederverwendung von Content: Marketers müssen neuen Content nur einmal zentral erstellen und können diesen schließlich überall veröffentlichen. Durch den Content-as-a-Service-Ansatz (CaaS) lässt sich dieser formneutral an die unterschiedlichen Kanäle ausliefern. Inhalte werden unter Berücksichtigung der bestmöglichen Formate strategisch auf die jeweilige Customer Journey angepasst. Gleichzeitig ermöglichen automatische Workflows eine mühelose Synchronisation über alle relevanten digitalen Touchpoints hinweg.

Berücksichtigung von SEO-Kriterien: Professionelle Headless CMS-Lösungen ermöglichen die einfache Verwaltung von SEO-spezifischen Kriterien wie strukturierte Daten und Meta-Tags (Titel, Beschreibungen, Keywords). Sie verfügen außerdem über eine integrierte Bildoptimierung für die unterschiedlichen Ausgabekanäle, wodurch sich die Ladegeschwindigkeit maximieren lässt.

Realisierung von Multisites: Das CMS sollte verschiedene Webauftritte, Domains und Microsites mit unterschiedlichen Inhalten gleichzeitig verwalten, damit Content Manager nicht mehr gezwungen sind, zwischen mehreren Systemen zu wechseln.

Collaboration-Tools:
• Changelog: Änderungen an Content-Elementen sollten über eine Änderungshistorie nachvollziehbar sein und bei Bedarf rückgängig gemacht werden können.
• Previews: Inhalte sollten für die unterschiedlichen Kanäle und Medien in einer Vorschau begutachtet werden können.
• Workflow-Optimierung: Im System sollten sich individuelle Schrittabfolgen definieren lassen, die ein Content-Element vor der Veröffentlichung zwecks Prüfung und Freigabe durchlaufen muss.
• Rollen- und Rechtemanagement: Verantwortlichkeiten müssen entlang des Content-Lebenszyklus klar definiert werden. Anwendergruppen sollten nur die Funktionen im Zugriff haben, die sie tatsächlich für ihre Aufgabenstellung benötigen (SEO-Specialist vs. Content-Specialist vs. Social-Media-Specialist vs. Digital-Marketing-Specialist etc.).

Content Governance: Ein Headless CMS sollte als wichtiger Bestandteil der übergeordneten Content-Governance-Strategie versanden werden, damit Inhalte von höchster Qualität unternehmensweit sicher verwaltet werden. Wie imperia CMS Content-Manager im Rahmen einer Content-Strategie mit einem einheitlichen Genehmigungsprozess, der Definition von Vorlagen, transparenten Richtlinien, sowie Instrumenten zur Bewertung und Überarbeitung von Inhalten unterstützt, erfahren Sie ausführlich in diesem Beitrag.

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