Das Problem
In der heutigen Zeit müssen Produktdaten Mindestanforderungen erfüllen, damit die zugehörigen Produkte am Markt erfolgreich sind. Produktdaten müssen:
korrekt sein.
den Anforderungen von Marketing und Vertrieb entsprechen.
rechtlichen und regulatorischen Vorgaben genügen (z. B. digitaler Produktpass).
in den erforderlichen Sprachen verfügbar sein. zentral zugänglich sein, damit alle Mitarbeiter auf die benötigten Daten zugreifen können.
Oftmals treffen diese Kriterien nicht auf alle Produktdaten zu, oder im schlimmsten Fall trifft keines davon auf Produktdaten zu.
Dies erschwert Marketing- und Vertriebsaktivitäten, da Kunden unvollständige, fehlerhafte oder schwer verständliche Informationen für ihre Kaufentscheidungen erhalten. Folglich verzichten sie entweder auf eine Kaufentscheidung oder, noch schlimmer, informieren sich anderweitig und treffen ihre Kaufentscheidungen woanders.
Die Lösung
Die Einführung eines Produktinformationsmanagementsystems (PIM) kann einem Unternehmen helfen, die oben beschriebenen Herausforderungen zu bewältigen.
Dafür müssen verschiedene Aspekte berücksichtigt werden:
1. Zentrale Datenquelle
Das PIM-System dient in der Regel als zentrales Repository für Produktdaten, die für Marketing und Vertrieb benötigt werden. Im Laufe der Zeit wird es häufig um Daten erweitert, die für Marketing und Vertrieb von untergeordneter Bedeutung oder gar nicht erforderlich sind, da es sich als vorteilhaft erweist, Produktdaten an einem zentralen Ort zu konsolidieren. Dafür ist es wichtig zu berücksichtigen, welche Daten aus welchen Systemen stammen und wo diese Daten benötigt werden. Dies bedeutet, die Datenflüsse im Unternehmen zu definieren und schrittweise zu implementieren. Daten sollten nur in den Ursprungssystemen geändert werden, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Klar definierte Datenflüsse erhöhen zudem die Effizienz, da die Daten nur an einem Ort gepflegt werden müssen.
2. Datenmodell
Eine Kernfunktion eines PIM-Systems ist, dass das Datenmodell ohne Programmier- oder Datenbankkenntnisse erstellt, geändert und/oder erweitert werden kann. Dadurch kann das Datenmodell problemlos mit den sich ändernden Anforderungen mitwachsen. Feldnamen können gemäß der Unternehmensterminologie definiert werden, sodass sich Mitarbeiter schnell und einfach zurechtfinden.
3. Aggregation und Anreicherung von Daten
Basierend auf der zuvor definierten Datenflussstruktur werden Teile der Produktdaten aus vorgelagerten Systemen wie ERP- oder PLM-Systemen in das PIM-System importiert. Die importierten Daten reichen jedoch in der Regel nicht für Marketing- und Vertriebszwecke aus. Daher werden im PIM-System spezifische Felder angelegt und mit zusätzlichen Informationen befüllt.
Dies umfasst Informationen, die in vorgelagerten Systemen oft nicht oder nur teilweise verfügbar sind, da sie dort nicht benötigt werden, wie z. B. Marketingtexte, Assets oder Asset-Verknüpfungen, Informationen zu Cross-Selling und Upselling usw.
4. Datenqualität
Zur Unterstützung dieser Datenqualität können und sollten Qualitätsprüfungen implementiert werden, um die grundsätzliche Existenz von Informationen und, wo möglich, deren logische Korrektheit zu überprüfen. Dadurch können fehlende oder unlogische Daten frühzeitig erkannt und die Einhaltung von Vorschriften und Normen sichergestellt werden. Dies kann außerdem den Mehraufwand für die Mitarbeiter reduzieren (weniger Anfragen oder Retouren) und die Kundenzufriedenheit steigern.
5. Datenverteilung
Die aggregierten, angereicherten und qualitätsgesicherten Daten werden an die Empfänger verteilt. Dies kann entweder über Exporte oder über Schnittstellen wie eine REST-API erfolgen. Empfänger können interne Abteilungen oder externe Partner sein, die die Daten für ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten benötigen. Beim Export können die Daten auch transformiert werden, um den spezifischen Anforderungen der Empfänger zu entsprechen.
Unsere Lösung: pirobase PIM
Die genannten Lösungsaspekte lassen sich alle mit pirobasePIM realisieren. Darüber hinaus ermöglicht das integrierte Rechte- und Berechtigungssystem, den Benutzerzugriff oder die exportierten Daten auf die benötigten Informationen zu beschränken. Viele Prozesse können automatisiert werden, um manuellen Aufwand bzw. Zeit zu sparen und so eine schnellere Markteinführung mit aktuellen Informationen zu ermöglichen. Bei großen Sortimenten und/oder vielen Sprachen kann KI unterstützen, überzeugende Marketingtexte zu erstellen und hochwertige Übersetzungen schnell, konsistent und markenkonform bereitzustellen. Ein Veröffentlichungsmodul ist vorhanden, mit dem Daten an einen GDSN-Pool gesendet werden können.
Zusammenfassung
Die Einführung eines Produktinformationsmanagementsystems unterstützt Unternehmen bei der zentralen Verwaltung und effizienten Nutzung von Produktdaten. Das PIM-System fungiert als zentrale Datenquelle, indem es Produktdaten aus verschiedenen Quellsystemen konsolidiert und sicherstellt, dass Daten nur dort gespeichert werden, wo sie entstehen. Ein flexibel anpassbares Datenmodell ermöglicht die Anpassung von Strukturen an neue Anforderungen ohne technischen Aufwand.
Produktdaten werden aus vorgelagerten Systemen wie ERP oder PLM importiert, im PIM-System aggregiert und mit marketing- und vertriebsrelevanten Informationen angereichert. Um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten, werden Vollständigkeit und Plausibilität durch Qualitätsprüfungen sichergestellt. Die qualitätsgesicherten Daten werden schließlich über Exporte oder Schnittstellen an interne und externe Empfänger verteilt, wobei die Möglichkeit besteht, die Daten an empfängerspezifische Anforderungen anzupassen.
Über pirobase imperia
Seit über 20 Jahren setzt pirobase imperia Maßstäbe im Bereich PIM und bietet eine Lösung, die sich Ihrem Unternehmen anpasst und nicht umgekehrt.
Unsere Entwickler und Berater in Köln sowie das Hosting in Deutschland garantieren höchste Standards in puncto Datenschutz und Datensouveränität.
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