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6 Tipps: Wie finde ich das richtige CMS?

Das richtige Content Management System (CMS) zu finden, kann sich grade für große Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen anfühlen. Wir geben 6 Tipps, worauf man bei der Auswahl achten sollte.
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Aufwändig? Komplex? Teuer? Das sind die Schlagworte, die den meisten Content-Managern zum Thema CMS-Wechsel als erstes einfallen. Dabei muss eine neue Lösung nicht unbedingt zur Büchse der Pandora werden. Grade Firmen, die ihre Website im B2B-Umfeld anbieten, können sich mit der richtigen Strategie für die Einführung eines neuen CMS-Tools rüsten. Dabei reicht das Einhalten ein paar einfacher Tipps schon aus.

1. Tipp: Alle Stakeholder im Unternehmen abholen

In der Regel gibt es nicht nur eine Abteilung im Unternehmen, die bei der Einführung eines CMS involviert ist. Auch wenn der Impuls vielleicht vom Marketing oder der Öffentlichkeitsarbeit ausgeht, gibt es eine Vielzahl an Abteilungen, die mit ins Boot geholt werden müssen, z. B.: die IT-Abteilung als Betreiber, Operations in Bezug auf die Prozesse, der Einkauf bei der Bestellung, die Rechtsabteilung bei der Prüfung der Compliance und nicht zuletzt die Geschäftsführung, die aus strategischer Sicht die Verantwortung trägt. Sofern das Tool dafür geeignet ist (Stichwort UX), können auch weitere Mitarbeitende, die zuvor keine Berührungspunkte mit dem System hatten, Interessen an der Toolauswahl haben. Das macht den Prozess der Neueinführung natürlich komplex, denn jeder hat eine andere Sicht auf das Thema. Es empfiehlt sich die Anforderungen der einzelnen Stakeholder zu sammeln und bei der Erstellung eines Kriterienkatalogs zu bedenken.

2. Tipp: Kriterienkatalog definieren

Für die Erstellung eines Kriterienkatalogs, Request for Information (RfI) genannt, den man von verschiedenen CMS-Anbietern ausfüllen lässt, muss man ein paar grundlegende Fragen beantworten. Hier eine kurze Zusammenfassung, welche Fragen Sie sich stellen sollten, um einen RfI erstellen zu können:

  • Wie groß ist unser Unternehmen und unsere Website?
    Kleine Unternehmen haben oft völlig andere interne Strukturen als mittelständische oder große. Folglich sind auch die Prozesse bei der Erstellung und Ausspielung von Inhalten anders. Je größer das Unternehmen, desto mehr Inhalte gilt es in der Regel zu pflegen und auf vielen verschiedenen Unterseiten zu verteilen. Man sollte sich also fragen, wie die eigene Organisation aufgebaut ist, welche Redaktions-Prozesse abgebildet sein müssen, um regelkonform zu agieren und wie ein Tool diese Prozesse abbilden kann.

  • Was wollen wir eigentlich haben/Was ist uns wichtig?
    Nicht nur im Hinblick auf Features und Funktionen ist diese Frage entscheidend. Ein Ziel kann es z. B. sein, Kontrolle und Einheitlichkeit in der Kommunikation und in den Content-Prozessen zu erlangen. Dafür werden vielleicht besondere Integrationen benötigt, was höhere Investitionen nach sich ziehen kann. Oder legt man besonders viel Wert auf gute SEO-Features, die es ermöglichen das eigene Ranking bei Google zu verbessern und Inhalte für die Suchmaschine gut auffindbar zu machen. So erreicht man eine Liste an Must-Haves, die definieren, was für ein CMS unumgänglich ist und worin es besonders stark sein sollte.

  • Was sind unsere Gründe, ein neues Tool einzusetzen?
    Hierbei muss man sich fragen, welche Prozesse oder Funktionen mit der alten Lösung  nicht optimal liefen und was in Zukunft besser laufen sollte. Manchmal kann das z. B. fehlende Features betreffen, oder die Usability bzw. Benutzerfreundlichkeit. Vielleicht geht es aber auch darum, auf ein CMS zu setzen, dass stabiler performt.

  • Unterstützt das neue CMS unsere Inhalte bzw. können wir alles abbilden?
    Grundvoraussetzung für den Einsatz eines neuen Systems ist natürlich, dass alle alten Inhalte und Prozesse auch im neuen noch einwandfrei funktionieren. Auch das kann an bestimmten Funktionen hängen, wie der Integration von Analytics-Tools oder einem intelligenten URL-Management. Oder muss das CMS beispielsweise in der Cloud gehostet werden?

  • Wer arbeitet mit dem System?
    Nach dieser Frage entscheidet sich z. B., ob das CMS eher intuitiv zu bedienen sein sollte, oder ob es auch anspruchsvoller aufgebaut sein darf. Je nachdem, wie viel IT- bzw. Tool-Kenntnis im Content-Team vorhanden ist, sollte auch die Lösung entsprechend aufgebaut sein. Gute User Experience und intelligente Features wie das Preview Editing können zum Beispiel wertvoll sein, um unerfahrenen Redakteuren die Arbeit zu erleichtern.

  • Liegt das Tool im Kostenrahmen?
    Viele Anbieter schmücken sich mit Features „out-of-the-box“ und werben mit einem Kostenvorteil. Allerdings zeigt sich bei genauerer Betrachtung häufig: Es muss doch noch viel erweitert werden. Und das schlägt sich dann im Preis für die Implementierung nieder. Daher empfiehlt es sich in einem Lastenheft alle Muss-, Soll-, und Kann-Anforderungen zu formulieren, um für alle die gleichen Voraussetzungen zu schaffen. Nicht zu unterschätzen ist auch der Schulungsaufwand. CMS sind komplexe Systeme: Tools, die keine einfache und effiziente Arbeit zulassen, sorgen für Frust und erhöhen auch indirekt die Kosten. Um die Gesamtkosten der Nutzung (oder auch TCO: Total Cost of Ownership) zu betrachten, müssen auch der Betrieb eines CMS (Hosting), Aufwand für Updates und den Support (Wartung) bedacht werden

3. Tipp: Wordpress ist nicht immer die beste Wahl

Der CMS-Markt ist in den letzten Jahren sehr unübersichtlich geworden. Einzelne Open-Source-Anbieter stechen durch ihre Standardisierung hervor, wie zum Beispiel Wordpress. Für bestimmte Anwendungsszenarien mag das die richtige Wahl sein, oft bieten Out-of-the-box-Lösungen aber nicht das Maß an Flexibilität und Skalierung, dass besonders große Websites benötigen. Zudem arbeiten Lösungen wie Wordpress nicht mit einem Vorlagen-Elemente-Konzept, mit dem man sehen kann, was Redakteure selbst festlegen dürfen und was zum Beispiel aus Corporate-Design-Gründen vordefiniert ist. Das kann besonders bei Templates in Wordpress schnell zum Problem werden, da Textelemente und Bildelemente nicht deutlich voneinander getrennt sind und den Seitenaufbau erschweren. Daher gilt besonders für große und komplexe Organisationen: lieber auf ein flexibles System setzen, dass es ermöglicht, individuelle Anwendungen zu modulieren, Layout und Inhalt voneinander zu trennen und so Websites aus einem Guss zu erstellen.

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4. Tipp: Effizienz und User Experience verbessern durch Customizing

Viele Features wie integrierte Analytics-Anbindungen, Bibliotheken oder auch Vorschau-Ansichten sind mittlerweile State-of-the-Art. Die meisten CMS unterscheiden sich darin, wie gut diese Features umgesetzt sind. Nicht jedes Tool wird aber alle Anwendungsfälle out-of-the-box anbieten können. Daher ist es von Vorteil auf Systeme zu setzen, die Customizing erlauben und sich auf die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen. Dann stellt sich auch eine bessere User Experience ein. Im Blick haben sollte man dabei generell immer, ob der Hersteller darauf achtet, wer die Oberfläche bedient und wie das Nutzerverhalten dieser Person ist. Davon hängt maßgeblich ab, ob ein CMS zu seinen Redakteuren passt.

5. Tipp: Global Players need special attention

Ist man ein Konzern mit verschiedenen Ländergesellschaften, sollte man prüfen, ob sich Inhalte einfach übersetzen lassen und in welche Sprachen. Neben Möglichkeiten zur Verwaltung von mehrsprachigen Inhalten kann eine Integration mit Übersetzungs-Tools wie beispielsweise DeepL sinnvoll sein: Die Übersetzung mittels künstlicher Intelligenz ermöglicht sprachlich korrekte Übersetzungen quasi auf Knopfdruck. Zudem bedient DeepL out-of-the-box 21 Sprachen.  

6. Tipp: Zukunftsfähigkeit des CMS prüfen

Ein Blick auf die Roadmap des Anbieters verrät, in welche Richtung das System weiterentwickelt werden soll und wie die Vision aussieht, um zukünftige Anforderungen zu bedienen. Hat der Anbieter Themen wie Content-Hubs, Chatbots oder Experience Management im Blick? Betreiben Sie beispielsweise eine Seite mit vielen Produktinformationen? Dann sollten Sie in der Lage sein, die Erfahrung der Leute, die auf Ihre Website gelangen, steuern zu können mit Product Experience Management (PXM). Denn: Ein CMS, das die Integration mit PXM ermöglicht, ist bestens geeignet, um die ideale Customer Experience zu schaffen.

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